Dienstvoorwaarden

Onze overeenkomst

Verbrio B.V. levert implementatie-, documentverwerkings- en reconstructiediensten voor bedrijven. Daarnaast biedt Verbrio haar software aan als het Verbrio Platform (het “Platform”), een abonnement dat een bedrijf rechtstreeks kan afsluiten. Als een overeengekomen oplossing doorlopende exploitatie door Verbrio nodig heeft, draait die op het Platform. Een bezoek aan deze website of het boeken van een kennismakingsgesprek vormt geen start van een betaalde opdracht.

Een ondertekende offerte of opdrachtomschrijving bepaalt het project. Daarin staan de op te leveren resultaten, aannames, verantwoordelijkheden van de klant, betalingsmomenten, acceptatiecriteria, goedkeuring van wijzigingen in de scope en een eventuele minimale looptijd voor doorlopende dienstverlening. Deze details worden per project overeengekomen.

Deze voorwaarden vormen de overeenkomst tussen Verbrio B.V. (“Verbrio”, “wij”) en het bedrijf of de organisatie die een bestelling accepteert, een account aanmaakt of de applicaties of diensten van Verbrio op grond van een overeenkomst gebruikt (“Klant”, “u”). Alleen een bezoek aan onze openbare website maakt een bezoeker niet tot Klant. Verbrio B.V. is gevestigd aan Hoedemakerplein 2, 7511 JP Enschede, Nederland, staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96023325 en heeft btw-identificatienummer NL867435276B01.

Verbrio wordt uitsluitend voor professioneel gebruik aangeboden. Door deze voorwaarden te accepteren bevestigt u dat u namens een bedrijf handelt, bevoegd bent dit bedrijf te binden en niet als consument contracteert. Een geaccepteerde bestelling, de voorwaarden bij het afrekenen en onze verwerkersovereenkomst maken deel uit van deze overeenkomst. Een bestelling bepaalt de commerciële details, de verwerkersovereenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens en deze voorwaarden regelen het overige. Alleen de Engelse tekst is juridisch bindend; vertalingen worden uitsluitend aangeboden voor transparantie, leesbaarheid en toegankelijkheid.

Scope, oplevering en acceptatie

We spreken af welk proces, welke gegevens en welke systemen binnen de scope vallen, wat we opleveren en hoe u het resultaat beoordeelt. U wijst een beslissingsbevoegde aan en verstrekt de overeengekomen toegang, het bronmateriaal en feedback. Afhankelijkheden en aannames horen in de projectomschrijving.

Wijzigingen in resultaten, planning of kosten vereisen het overeengekomen goedkeuringsproces voordat extra werk begint. Acceptatie volgt de criteria en het beoordelingsproces in de ondertekende opdrachtomschrijving.

Kosten en het Platform-abonnement

De offerte bepaalt de prijs, belastingen, betalingsmomenten en een eventuele aanbetaling. Zij vermeldt ook kosten van derden en wat normaal gebruik omvat. Extra gebruik en werk buiten de scope vereisen een overeengekomen basis voor facturering.

Als Verbrio een opgeleverde oplossing blijft hosten, ondersteunen of onderhouden, draait die oplossing op het Platform en is het Platform-abonnement de doorlopende vergoeding voor de exploitatie ervan. Zolang een Verbrio Partnership loopt, is het Platform daarin inbegrepen. De projectovereenkomst bepaalt de verantwoordelijkheden, verwachtingen van de dienstverlening, looptijd en de wijze waarop de regeling eindigt.

Een Platform-abonnement wordt maandelijks of jaarlijks gefactureerd. Het omvat onbeperkt organisaties, gebruikers en bestanden, binnen redelijk gebruik. De AI-verwerking die het Platform voor dat gebruik uitvoert, is bij de abonnementsprijs inbegrepen.

Redelijk gebruik betekent normaal dagelijks gebruik van het Platform binnen uw eigen groep van bedrijven. Alle organisaties binnen één abonnement moeten tot die groep behoren. Grote historische archieven vallen niet onder dagelijks gebruik; daarvoor maken wij een aparte offerte, bijvoorbeeld als project voor Reconstructie van historische administratie. Wij mogen toegang op grond van artikel 7 opschorten als uw gebruik de grenzen van redelijk gebruik overschrijdt.

Wanneer u bij de registratie een Platform-abonnement afsluit, begint bij het afrekenen een gratis proefperiode van 30 dagen. Het eerste bedrag, voor de door u gekozen factureringsperiode, wordt in rekening gebracht wanneer de proefperiode eindigt, 30 dagen na het afrekenen. Als u vóór het einde van de proefperiode opzegt, wordt er niets in rekening gebracht. De gratis proefperiode is één keer per Klant beschikbaar.

Een Platform-abonnement wordt aan het einde van elke factureringsperiode automatisch verlengd totdat u het opzegt. U kunt op elk moment vóór de volgende verlenging opzeggen. Opzegging voorkomt de volgende verlenging; het abonnement en uw toegang lopen door tot het einde van de lopende factureringsperiode of proefperiode en eindigen dan.

Prijzen, valuta, factureringsperioden, gebruikslimieten, promoties, proefvoorwaarden, belastingen en verlengingsgegevens in een geaccepteerde bestelling of bij het afrekenen hebben voorrang. Tenzij anders vermeld, worden betaalde abonnementen automatisch voor dezelfde periode verlengd totdat zij vóór de volgende verlenging worden opgezegd. Reeds geïnde bedragen worden niet terugbetaald, behalve wanneer de bestelling, afrekenvoorwaarden of dwingend recht anders bepalen.

Een promotie- of introductieprijsniveau dat in een geaccepteerde bestelling of bij het afrekenen is vermeld, blijft het prijsniveau van de Klant zolang het abonnement ononderbroken actief blijft. Een overstap van hetzelfde abonnement van maandelijkse naar jaarlijkse facturering of omgekeerd beëindigt dat prijsniveau niet; de prijs voor de nieuwe factureringsperiode wordt op basis van hetzelfde prijsniveau berekend. Het beëindigen of wijzigen van de promotie heeft alleen gevolgen voor nieuwe abonnementen. Als de Klant het abonnement opzegt of laat verlopen, wordt een later abonnement aangeboden tegen de prijs die dan in de nieuwe bestelling of bij het afrekenen wordt vermeld.

Wij mogen de prijs van een abonnement met een promotie- of introductieprijsniveau alleen verhogen om een gedocumenteerde, wezenlijke stijging van kosten van derden door te berekenen die rechtstreeks nodig zijn om de dienst te leveren en die wij redelijkerwijs niet kunnen beïnvloeden, zoals kosten voor hosting, rekenkracht, opslag, netwerkdiensten, AI-diensten van derden, speciaal toegewezen hardware of kritieke leveranciers. De verhoging moet redelijk zijn en in verhouding staan tot die kostenstijging en mag niet uitsluitend worden gebruikt om onze marge te verhogen.

Wij mogen de prijs van een abonnement tegen het standaardtarief om normale commerciële redenen wijzigen. Bij iedere verhoging van een abonnementsprijs informeren wij accountbeheerders ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk over de huidige prijs, de nieuwe prijs, de ingangsdatum en een redelijke toelichting op de grondslag van de verhoging. Een verhoging gaat pas in bij de eerste verlenging die ten minste 30 dagen na de kennisgeving plaatsvindt en nooit tijdens een vooruitbetaalde jaarlijkse abonnementsperiode. U kunt opzeggen voordat de verhoging ingaat; anders wordt het abonnement tegen de aangekondigde prijs verlengd.

Afrekenen, facturering, belastingafhandeling en terugbetalingen kunnen door Polar worden uitgevoerd als merchant of record en afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke. U moet geldige factuurgegevens verstrekken en verschuldigde bedragen tijdig betalen. Wij mogen betaalde functies na een redelijke waarschuwing beperken als betaling uitblijft. Opzegging voorkomt toekomstige verlengingen, maar doet reeds verschuldigde bedragen niet vervallen.

De behouden bepalingen over abonnementen, online betaling, actietarieven en automatische verlenging gelden alleen wanneer die regeling is gekozen. Een project wordt niet standaard een abonnement. De ondertekende scope bepaalt projectkosten, kosten van derden en inbegrepen gebruik; normale archiefinvoer voor reconstructie wordt niet opnieuw gefactureerd als gewone automatiseringsarchieftoeslag.

Uw gegevens en onze software

U behoudt uw rechten op de gegevens en het andere materiaal dat u aanlevert. U bent verantwoordelijk voor de bevoegdheid om deze te delen en de betrokken systemen te koppelen. Wij gebruiken die toegang voor het overeengekomen werk en de gedocumenteerde instructies.

Verbrio behoudt de bestaande intellectuele eigendomsrechten op zijn platform. Rechten op maatwerk of zelfstandige software, waaronder licenties, toegang tot broncode en overdrachtsmateriaal, moeten uitdrukkelijk in de ondertekende opdrachtomschrijving staan. Zij volgen niet automatisch uit het type project.

U behoudt alle rechten op documenten, berichten, contacten, bestellingen, facturen en andere gegevens die u of uw integraties aanlevert (“Klantgegevens”). U verleent Verbrio een beperkt recht om Klantgegevens te hosten, kopiëren, verzenden, omzetten en anderszins te verwerken, uitsluitend om de dienst te leveren, beveiligen, ondersteunen en verbeteren voor zover toegestaan door de verwerkersovereenkomst en uw gedocumenteerde instructies.

U bevestigt dat u voor Klantgegevens en gekoppelde accounts een geldige rechtsgrond en alle vereiste informatie, toestemmingen en rechten hebt. U moet integraties passend instellen, rechten van betrokkenen naleven, bronkopieën bewaren waar dit wettelijk vereist is en mag geen onrechtmatig materiaal, bijzondere persoonsgegevens of zeer gevoelige inloggegevens aanleveren tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen en passend is beveiligd.

Verbrio en haar licentiegevers behouden alle rechten op de dienst, software, documentatie, merken, modellen, workflows en verbeteringen. Tijdens de overeenkomst verlenen wij u een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om bevoegde gebruikers de dienst voor uw interne bedrijfsvoering te laten gebruiken. Er worden geen broncode of eigendomsrechten overgedragen.

U kunt feedback geven, die wij zonder beperking en zonder u te identificeren mogen gebruiken. Wij gebruiken uw naam of logo niet openbaar zonder toestemming. U mag de dienst niet kopiëren, doorverkopen, sublicentiëren, reverse-engineeren, scrapen, openbaar benchmarken of gebruiken om een concurrerend product te bouwen, behalve waar de wet die beperking uitdrukkelijk verbiedt.

De behouden platformrechten blijven gelden voor het bestaande platform van Verbrio. Uitdrukkelijk overeengekomen projectspecifieke eigendomsrechten, licenties, toegang tot broncode of overdrachtsrechten in de ondertekende scope vullen deze bepalingen voor die levering aan. Zelfstandige software vereist geen Platform-abonnement, tenzij Verbrio een deel ervan blijft hosten, onderhouden of exploiteren.

Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens

Elke partij beschermt de niet-openbare informatie van de andere partij en beperkt het gebruik tot de opdracht. Toegang door teamleden en aanbieders moet aansluiten op het werk dat zij moeten uitvoeren. Een toepasselijke verwerkersovereenkomst bepaalt de verwerkingsinstructies en verantwoordelijkheden voor persoonsgegevens van klanten.

Elke partij moet niet-openbare informatie van de andere partij met redelijke zorg beschermen en alleen voor deze overeenkomst gebruiken. Openbaarmaking is toegestaan aan personeel, adviseurs en dienstverleners die de informatie nodig hebben en aan geheimhouding zijn gebonden, of wanneer de wet dit vereist, na voorafgaande kennisgeving voor zover wettelijk toegestaan. Deze plichten gelden niet voor informatie die zonder schending openbaar is, al rechtmatig bekend was, onafhankelijk is ontwikkeld of rechtmatig van een andere bron is ontvangen.

Ons Privacybeleid legt uit welke verwerkingen wij voor onze eigen doeleinden uitvoeren. De verwerkersovereenkomst geldt wanneer Verbrio namens u persoonsgegevens verwerkt. Ons Subverwerkersregister vermeldt dienstverleners en de kennisgevingsregeling. Het Cookiebeleid beschrijft opslag en analytics op de website.

Reconstructie en menselijke beoordeling

Reconstructie levert gestructureerde gegevens en traceerbaar bewijs op uit de bronnen binnen de scope. Hiaten en onopgeloste koppelingen moeten zichtbaar blijven. Het resultaat is een gegevensdienst voor uw team en adviseurs; het is geen juridisch advies, accountantsverklaring of gegarandeerd auditresultaat.

U beoordeelt met AI ondersteunde resultaten voordat u ze gebruikt voor beslissingen met gevolgen. De overeengekomen resultaten bepalen welke controles worden uitgevoerd en welke beslissingen bij u blijven.

Verbrio biedt hulpmiddelen voor zakelijke documenten, gekoppelde diensten en bijbehorende workflows. Functies kunnen AI-ondersteunde extractie, classificatie, zoeken, vertalen, samenvatten, suggesties en automatisering omvatten. Wij mogen functies verbeteren of vervangen zolang het algemene doel van de dienst behouden blijft. Bèta- en previewfuncties kunnen worden gewijzigd of ingetrokken en worden zonder dienstverleningsgarantie aangeboden.

AI-resultaten kunnen onvolledig of onjuist zijn. U blijft verantwoordelijk voor controle voordat u erop vertrouwt, berichten verzendt, betalingen uitvoert, stukken indient of juridische, fiscale, boekhoudkundige, arbeidsrechtelijke of andere belangrijke handelingen verricht. Verbrio verleent geen professioneel advies en garandeert niet dat resultaten voldoen aan wettelijke bewaar-, rapportage- of complianceverplichtingen.

Afronding en overdracht

De projectovereenkomst bepaalt afronding, beëindiging, overdracht en eventuele blijvende toegang. Zij legt vast hoe gegevens worden teruggegeven of verwijderd, inclusief de toepasselijke omgang met back-ups en bewaareisen. Niet voor elk project geldt hetzelfde exportvenster of dezelfde doorlopende verplichting.

Elke partij mag beëindigen bij een wezenlijke tekortkoming die niet binnen 30 dagen na schriftelijke kennisgeving is hersteld, of direct wanneer de andere partij insolvent raakt of herstel redelijkerwijs onmogelijk is. Wij mogen toegang eerder opschorten wanneer dit redelijkerwijs nodig is om een beveiligingsdreiging, onrechtmatig gebruik, aanzienlijke schade of betalingsachterstand te stoppen. Waar praktisch informeren wij u, beperken wij de opschorting en herstellen wij toegang zodra het probleem is opgelost.

Na afloop van de dienst blijft u verantwoordelijk voor reeds verschuldigde bedragen. Tenzij de wet, een geschil of een bestelling anders vereist, stellen wij werkruimtegegevens 30 dagen beschikbaar voor export en verwijderen wij ze daarna uit actieve systemen. Versleutelde back-ups blijven beveiligd en verlopen via onze back-upbewaarcyclus; wettelijk vereiste gegevens mogen worden bewaard maar worden van normaal gebruik afgeschermd. Exporteer benodigde gegevens vóór het einde van de termijn.

De behouden exporttermijn voor werkruimtes betreft gehoste werkruimtegegevens, niet een algemene termijn voor alle projectresultaten. Andere afspraken over teruggave, verwijdering, back-ups en bewaring horen in de projectspecifieke verwerkingsbijlage. De verwerkersovereenkomst en toepasselijke standaardcontractbepalingen behouden voorrang voor de verwerking van persoonsgegevens.

Accounts en bevoegde gebruikers

U moet juiste account- en bedrijfsgegevens verstrekken, inloggegevens beveiligen en ons vermoedelijke onbevoegde toegang direct melden. U bent verantwoordelijk voor uw bevoegde gebruikers en voor activiteit in uw werkruimte, behalve voor zover die door onze tekortkoming is veroorzaakt. Wij mogen vertrouwen op instructies van een accountbeheerder. Accounts mogen niet buiten uw organisatie worden gedeeld of worden gebruikt om abonnementslimieten te omzeilen.

Toegestaan gebruik

U mag de dienst niet gebruiken om:

de wet te overtreden, rechten te schenden, mensen te misleiden of gegevens zonder bevoegdheid te verwerken;

spam, malware, beledigende inhoud of ongeautoriseerde geautomatiseerde communicatie te verzenden;

systemen of limieten te onderzoeken, verstoren, overbelasten, omzeilen of er onbevoegde toegang toe te verkrijgen; of

toezicht, discriminatie, risicovolle beslissingen of ander gebruik dat waarschijnlijk aanzienlijke schade veroorzaakt mogelijk te maken zonder passend menselijk toezicht en waarborgen.

Beschikbaarheid, ondersteuning en derden

Wij streven naar een betrouwbare dienst, maar beloven geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid tenzij een bestelling een serviceniveau bevat. Onderhoud, beveiligingswerk, internetstoringen, integraties en gebeurtenissen buiten onze macht kunnen toegang beïnvloeden. Wij mogen redelijke gebruiks- en technische limieten toepassen om klanten en de dienst te beschermen.

Integraties en externe diensten staan onder controle van hun aanbieders en kunnen wijzigen of uitvallen. U machtigt ons gegevens uit te wisselen met integraties die u inschakelt. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de dienst, voorwaarden, beveiliging of zelfstandige verwerking van een derde, hoewel wij volgens de verwerkersovereenkomst verantwoordelijk blijven voor onze subverwerkers.

Garanties en uitsluitingen

Elke partij garandeert bevoegd te zijn deze overeenkomst aan te gaan en toepasselijk recht na te leven. Verbrio garandeert de betaalde dienst met redelijke deskundigheid en zorg en in hoofdzaak overeenkomstig de documentatie te leveren. Bij schending zullen wij ons redelijkerwijs inspannen om de dienst te herstellen; lukt dat niet, dan mag u de getroffen dienst beëindigen en ontvangt u een evenredige terugbetaling van vooruitbetaalde, ongebruikte bedragen.

Afgezien van die uitdrukkelijke garantie en voor zover wettelijk toegestaan wordt de dienst geleverd “zoals deze is” en “voor zover beschikbaar”. Wij beloven niet dat elke fout wordt hersteld, dat gegevens van derden juist zijn of dat de dienst geschikt is voor uw specifieke compliance-, omzet- of bedrijfsresultaat.

Aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan is geen van beide partijen aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, gederfde winst, omzet, goodwill, verwachte besparingen of verlies van gegevens dat redelijkerwijs met vereiste back-ups had kunnen worden voorkomen, ook als de mogelijkheid bekend was. Dit sluit redelijke directe kosten om gegevens te herstellen als gevolg van onze tekortkoming niet uit.

Behoudens de onderstaande uitzonderingen is de totale gecumuleerde aansprakelijkheid van elke partij uit de dienst of deze overeenkomst beperkt tot de vergoedingen die in de 12 maanden direct voorafgaand aan de eerste gebeurtenis die aanleiding geeft tot de aanspraak voor de dienst zijn betaald of verschuldigd. Samenhangende gebeurtenissen gelden als één aanspraak.

Geen beperking geldt voor betalingsverplichtingen of aansprakelijkheid die wettelijk niet mag worden beperkt, waaronder fraude, opzet, grove nalatigheid of overlijden of letsel door nalatigheid. Aansprakelijkheid voor inbreuk op of misbruik van intellectuele eigendom van de andere partij, schending van vertrouwelijkheid en gegevensbeschermingsverplichtingen blijft onderworpen aan toepasselijk recht en eventuele specifieke bepalingen in de verwerkersovereenkomst.

Redelijkerwijs onbeheersbare gebeurtenissen

Geen partij is aansprakelijk voor vertraging of tekortkoming door een gebeurtenis waarop zij redelijkerwijs geen invloed kan uitoefenen, zoals een grootschalige internet- of nutsstoring, natuurramp, oorlog, epidemie, arbeidsactie, overheidsmaatregel of uitval van een kritieke leverancier ondanks redelijke continuïteitsmaatregelen. De getroffen partij moet de ander informeren, gevolgen beperken en uitvoering spoedig hervatten. Betalingsverplichtingen voor reeds geleverde diensten vervallen niet.

Wijzigingen en kennisgevingen

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen om juridische, beveiligings-, operationele of productredenen. Waar redelijkerwijs mogelijk informeren wij accountbeheerders ten minste 30 dagen vooraf over een wezenlijk nadelige wijziging; dringende juridische of beveiligingswijzigingen kunnen eerder gelden. Bij bezwaar kunt u het gebruik stoppen en de getroffen dienst beëindigen voordat de wijziging ingaat. Verder gebruik na die datum geldt als aanvaarding van de nieuwe versie. Wijzigingen van abonnementsprijzen worden uitsluitend geregeld door artikel 3; artikel 14 kan de daarin genoemde kennisgevingstermijnen niet verkorten en die regels niet opzijzetten.

Operationele kennisgevingen kunnen in de dienst of naar het e-mailadres van het account worden gestuurd. Formele juridische kennisgevingen aan Verbrio moeten naar [email protected] en, wanneer postbezorging wettelijk vereist is, naar ons vestigingsadres worden gestuurd. U bent verantwoordelijk voor actuele contactgegevens.

Algemeen en toepasselijk recht

Deze overeenkomst is de volledige overeenkomst over de dienst en vervangt eerdere verklaringen over hetzelfde onderwerp. Het niet afdwingen van een recht is geen afstand daarvan. Als een bepaling niet afdwingbaar is, wordt deze alleen aangepast voor zover nodig en blijft de rest gelden. Geen partij mag de overeenkomst zonder toestemming overdragen, behalve aan een gelieerde onderneming of rechtsopvolger bij fusie, reorganisatie of verkoop van vrijwel alle relevante activa, mits de bescherming van de Klant niet vermindert.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, zonder toepassing van verwijzingsregels. De bevoegde rechters van de Rechtbank Overijssel zijn exclusief bevoegd, tenzij dwingend recht een andere rechter voorschrijft. Partijen proberen een geschil eerst te goeder trouw via hun bevoegde vertegenwoordigers op te lossen.

Contact

Vragen over deze voorwaarden of formele kennisgevingen kunt u sturen naar: