Privacybeleid

Wie verantwoordelijk is

Verbrio B.V. verwerkt informatie voor de eigen bedrijfsvoering, waaronder vragen en projectadministratie. Wanneer wij persoonsgegevens in klantgegevens op instructie van een klant verwerken, beschrijft de overeengekomen verwerkersovereenkomst die relatie. Rollen hangen af van het feitelijke werk en de betrokken toegang.

Verbrio B.V. is een Nederlandse aanbieder van bedrijfssoftware, gevestigd aan Hoedemakerplein 2, 7511 JP Enschede, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96023325 en met btw-identificatienummer NL867435276B01. Dit beleid geldt voor verbrio.com, onze applicaties en bijbehorende zakelijke diensten. Vragen en verzoeken over rechten kunt u sturen naar [email protected]. Alleen de Engelse tekst is juridisch bindend; vertalingen worden uitsluitend aangeboden voor transparantie, leesbaarheid en toegankelijkheid.

Verbrio is verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij bepalen waarom en hoe account-, facturerings-, support-, beveiligings- en gebruiksgegevens en gegevens voor marketing of analytics met toestemming worden verwerkt. In die rol zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking in dit beleid.

Verbrio is verwerker wanneer een klant documenten, e-mails, contacten, berichten, bestellingen, facturen en bijbehorende gegevens uploadt of koppelt zodat wij de dienst volgens instructies van die klant leveren. De klant is doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en onze verwerkersovereenkomst is van toepassing. Gaat uw verzoek over gegevens in een werkruimte van een klant, neem dan eerst contact op met die klant; wij ondersteunen de klant waar vereist.

Vragen en kennismakingsgesprekken

Als u contact opneemt, kan dat uw naam, zakelijke contactgegevens, organisatie, bericht en informatie over het proces dat u wilt verbeteren omvatten. We gebruiken deze gegevens om te reageren, het gesprek voor te bereiden en mogelijk werk te bespreken.

Het boeken van een gesprek opent een externe Google-agendapagina. Informatie die u daar invoert, waaronder uw contactgegevens en het gekozen tijdstip, wordt via die boekingsdienst verwerkt. Ook de eigen privacyinformatie van die dienst geldt. Voeg geen klantgegevens of gevoelige documenten toe aan een boekingsbeschrijving.

Uitvoering van het project

Implementatie en reconstructie kunnen contacten, documenten, berichten, facturen, bestellingen en informatie uit gekoppelde systemen omvatten. De opdrachtomschrijving en verwerkingsbijlage bepalen voor dat project de bronnen, personen, gegevenscategorieën, het doel en de toegestane toegang.

We verwerken ook projectcorrespondentie, goedkeuringen, facturatiegegevens en ondersteuningsverzoeken voor de administratie van de opdracht. Productiegegevens moeten via het overeengekomen aanleverkanaal worden gedeeld.

Websitegebruik en analyses

Noodzakelijke opslag ondersteunt voorkeuren, beveiliging en uw analysekeuze. Het bestaande toestemmingsmechanisme houdt optionele PostHog-browseranalyses en sessie-opnamen uit totdat u toestemming geeft. Via de cookie-instellingen kunt u die keuze heroverwegen.

Wanneer analyses zijn ingeschakeld, kunnen zij pagina-interacties, apparaat- en sessiegegevens en technische diagnostiek omvatten. Het cookiebeleid beschrijft de bediening. Een externe agenda heeft eigen opslaginstellingen.

Wij gebruiken noodzakelijke browseropslag voor onder meer taal, authenticatie, beveiliging en het onthouden van uw privacykeuze. Niet-essentiële analytics blijft uit tenzij u deze accepteert. U kunt weigeren of uw keuze later wijzigen via de cookie-instellingen op de pagina met het cookiebeleid.

Het Cookiebeleid vermeldt de huidige technologieën, providers, doelen, categorieën, gegevens en termijnen.

Aanbieders en toegang

Dienstverlening kan infrastructuur-, e-mail-, documentverwerkings- en andere aanbieders omvatten. Het aanbiedersregister en de verwerkingsafspraken voor het project bepalen welke aanbieders betrokken zijn. Het land waar een aanbieder is geregistreerd, bepaalt op zichzelf niet waar alle verwerking plaatsvindt.

Het uitvoeringsplan moet de goedgekeurde toegang, betrokken aanbieders en relevante verwerkingslocaties bepalen voordat klantgegevens worden ingebracht.

De dienst kan de minimaal benodigde inhoud naar AI-, OCR-, zoek- of indexeringsproviders sturen om tekst te extraheren, representaties te maken, te classificeren, vertalen, samenvatten of informatie terug te vinden. Deze verwerking dient om de door de klant gevraagde functie te leveren en valt onder de verwerkersovereenkomst en het Subverwerkersregister. Verbrio neemt voor eigen doeleinden geen beslissingen over personen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.

Als een klant Refurbed, Back Market of een andere externe dienst koppelt, wisselt Verbrio alleen gegevens uit volgens de instellingen en instructies van de klant. Die diensten werken doorgaans onder de eigen overeenkomst en privacyverklaring van de klant en kunnen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Het verbreken van een koppeling stopt nieuwe uitwisseling, maar wist niet de gegevens die de aanbieder al heeft.

Wij delen persoonsgegevens alleen waar nodig met gecontracteerde dienstverleners, door de klant gekozen integraties, Polar in haar betaalrollen, professionele adviseurs en auditors, autoriteiten waar wettelijk vereist, of een koper of rechtsopvolger bij een daadwerkelijke bedrijfstransactie onder geheimhouding en passende kennisgeving. Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor gerichte advertenties van derden.

Ons Subverwerkersregister vermeldt huidige dienstverleners, de ondersteunde verwerking, locaties en hoe klanten over wijzigingen worden geïnformeerd. Klanten krijgen de kennisgevings- en bezwaarrechten uit de verwerkersovereenkomst.

Waar praktisch geven wij de voorkeur aan Europese verwerking en hosting, maar sommige providers of supportactiviteiten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor zo’n doorgifte gebruiken wij een geldig mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en beoordelen wij waar nodig aanvullende waarborgen.

Het Subverwerkersregister bevat locatiegegevens per provider. Neem contact met ons op voor informatie over de waarborg voor een specifieke doorgifte; commercieel gevoelige bepalingen kunnen worden weggelaten.

Wij gebruiken technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gegevens en risico’s, waaronder toegangscontrole, minimale bevoegdheden, versleuteling tijdens transport en waar passend in opslag, logging, beveiligde back-ups, leverancierscontrole en incidentprocedures. Geen internetdienst is risicoloos; klanten moeten ook accounts, gebruikers, apparaten, integraties en geëxporteerde kopieën beveiligen.

Als wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens ontdekken, beoordelen, beperken en documenteren wij deze en informeren wij de bevoegde toezichthouder en betrokkenen wanneer wij verwerkingsverantwoordelijke zijn en de wet dit vereist. Als verwerker informeren en ondersteunen wij de klant zonder onredelijke vertraging zoals bepaald in de verwerkersovereenkomst.

Bewaring en afronding van het project

Bewaring hangt af van het doel, de opdracht, gedocumenteerde instructies en toepasselijke verplichtingen. De projectafspraken moeten de teruggave of verwijdering van klantgegevens, de omgang met back-ups en eventuele verplichte bewaring vastleggen. Er geldt geen universele bewaar- of verwijderingstermijn voor elk project.

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dit nodig is voor het hierboven beschreven doel, plus een periode voor wettelijke plichten, beveiliging, fraudepreventie, geschiloplossing of handhaving. Wij wegen de contractduur, gevoeligheid, risico’s, wettelijke verjaringstermijnen en de mogelijkheid tot aggregatie of anonimisering af. Geanonimiseerde gegevens die niemand meer kunnen identificeren mogen voor statistiek en verbetering worden bewaard.

Wanneer een klant de dienst beëindigt, blijven werkruimtegegevens 30 dagen beschikbaar voor export en worden ze daarna uit actieve systemen verwijderd, tenzij de wet of een gedocumenteerd juridisch bewaarbesluit anders vereist. Versleutelde back-ups blijven beveiligd en verlopen via onze back-upbewaarcyclus. Financiële gegevens worden normaal zeven jaar bewaard. Voor andere gegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, gelden de criteria en termijnen uit de tabel.

Vragen en verzoeken

Neem contact op met ons juridische e-mailadres om vragen te stellen over uw persoonsgegevens, inzage of correctie te verzoeken, een verwijderingsverzoek in te dienen of een privacykwestie te bespreken. Neem bij gegevens die op instructie van een klant worden beheerd eerst contact op met die klant, zodat het verzoek in de juiste context kan worden afgehandeld.

Afhankelijk van de verwerking geeft de AVG u rechten op inzage, correctie, verwijdering, beperking of ontvangst van uw persoonsgegevens; bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of direct marketing; en intrekking van toestemming zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking. U kunt ook het recht hebben niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.

Stuur verzoeken naar [email protected]. Wij mogen uw identiteit controleren en gegevens vragen om de informatie te vinden. Wij reageren normaal binnen één maand, behoudens wettelijke verlengingen en uitzonderingen. Er zijn geen kosten tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. Richt verzoeken over Klantgegevens aan de betreffende klant als verwerkingsverantwoordelijke.

Wij nodigen u uit eerst contact met ons op te nemen zodat wij kunnen proberen uw klacht op te lossen.

U kunt een klacht indienen bij de toezichthouder van het land waar u woont of werkt. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Zakelijke dienst en kinderen

Verbrio is een zakelijke dienst en is niet op kinderen of persoonlijk huishoudelijk gebruik gericht. Personen onder 18 jaar mogen geen account aanmaken. Klantgegevens mogen alleen minderjarigen betreffen wanneer de klant daarvoor een rechtmatige zakelijke noodzaak heeft en de door de wet vereiste aanvullende beschermingsmaatregelen treft.

Wijzigingen in dit beleid

Wij werken dit beleid bij wanneer onze verwerking, providers of wettelijke plichten wijzigen. Versie en ingangsdatum staan bovenaan. Bij een wezenlijke wijziging plaatsen wij een duidelijke melding of informeren wij accountbeheerders vóór de ingangsdatum waar redelijkerwijs mogelijk. Wijzigingen in subverwerkers volgen de afzonderlijke kennisgevingsprocedure uit de verwerkersovereenkomst.

Contact

Privacyvragen, rechtenverzoeken en gegevensbeschermingsmeldingen kunt u sturen naar: