Datenschutzerklärung

Wer verantwortlich ist

Verbrio B.V. verarbeitet Informationen für den eigenen Geschäftsbetrieb, einschließlich Anfragen und Projektverwaltung. Wenn wir personenbezogene Daten in Kundendatensätzen auf Weisung eines Kunden verarbeiten, beschreibt der vereinbarte Auftragsverarbeitungsvertrag dieses Verhältnis. Die Rollen hängen von den tatsächlichen Arbeiten und Zugriffsrechten ab.

Verbrio B.V. ist ein niederländischer Anbieter von Unternehmenssoftware mit Sitz in Hoedemakerplein 2, 7511 JP Enschede, Niederlande, eingetragen unter der Handelsregisternummer 96023325 und mit der USt-IdNr. NL867435276B01. Diese Erklärung gilt für verbrio.com, unsere Anwendungen und zugehörigen Geschäftsdienste. Fragen und Betroffenenanträge können an [email protected] gerichtet werden. Rechtsverbindlich ist ausschließlich der englische Text; Übersetzungen dienen nur der Transparenz, Lesbarkeit und Barrierefreiheit.

Verbrio ist Verantwortlicher, wenn wir Zweck und Mittel der Verarbeitung von Konto-, Abrechnungs-, Support-, Sicherheits- und Nutzungsdaten sowie von Marketing- oder Analysedaten bestimmen, deren Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. In dieser Rolle sind wir für die hier beschriebene Verarbeitung verantwortlich.

Verbrio ist Auftragsverarbeiter, wenn ein Kunde Dokumente, E-Mails, Kontakte, Nachrichten, Bestellungen, Rechnungen und zugehörige Daten hochlädt oder mit dem Dienst verknüpft, damit wir den Dienst nach seinen Weisungen erbringen. Der Kunde ist in der Regel Verantwortlicher und unser Auftragsverarbeitungsvertrag gilt. Betrifft Ihr Antrag Daten in einem Kundenarbeitsbereich, wenden Sie sich zuerst an den Kunden; wir unterstützen ihn wie erforderlich.

Anfragen und Erstgespräche

Bei einer Kontaktaufnahme können Ihr Name, geschäftliche Kontaktdaten, Ihre Organisation, Ihre Nachricht und Informationen zum zu verbessernden Prozess anfallen. Wir nutzen diese Angaben, um zu antworten, das Gespräch vorzubereiten und mögliche Arbeiten zu besprechen.

Die Buchung eines Gesprächs öffnet eine externe Google-Kalenderseite. Dort eingegebene Informationen, einschließlich Ihrer Kontaktdaten und des gewählten Termins, werden über diesen Buchungsdienst verarbeitet. Dessen eigene Datenschutzinformationen gelten ebenfalls. Bitte fügen Sie der Buchungsbeschreibung keine Kundendatensätze oder sensiblen Dokumente hinzu.

Durchführung des Projekts

Implementierung und Rekonstruktion können Kontakte, Dokumente, Nachrichten, Rechnungen, Bestellungen und Informationen aus angebundenen Systemen umfassen. Die Leistungsbeschreibung und Verarbeitungsübersicht legen Quellen, Personen, Datenkategorien, Zweck und erlaubten Zugang für das jeweilige Projekt fest.

Wir verarbeiten auch Projektkorrespondenz, Genehmigungen, Abrechnungsdaten und Support-Anfragen zur Verwaltung des Auftrags. Produktionsdaten sollten über den vereinbarten Übermittlungskanal bereitgestellt werden.

Website-Nutzung und Analysen

Notwendiger Speicher unterstützt Einstellungen, Sicherheit und Ihre Analyse-Auswahl. Das bestehende Einwilligungssystem hält optionale PostHog-Browseranalysen und Sitzungsaufzeichnungen bis zu Ihrer Zustimmung deaktiviert. Über die Cookie-Einstellungen können Sie diese Auswahl überdenken.

Wenn Analysen aktiviert sind, können sie Seiteninteraktionen, Geräte- und Sitzungsinformationen sowie technische Diagnosedaten umfassen. Die Cookie-Richtlinie erläutert die Einstellungen. Ein externer Kalender hat eigene Speichereinstellungen.

Wir nutzen erforderlichen Browserspeicher unter anderem für Sprache, Authentifizierung, Sicherheit und Ihre Datenschutzauswahl. Nicht notwendige Analysen bleiben aus, bis Sie einwilligen. Sie können ablehnen oder die Auswahl später über die Cookie-Einstellungen auf der Cookie-Richtlinienseite ändern.

Die Cookie-Richtlinie nennt aktuelle Technologien, Anbieter, Zwecke, Kategorien, Daten und Speicherfristen.

Anbieter und Zugang

Die Leistungserbringung kann Infrastruktur-, E-Mail-, Dokumentenverarbeitungs- und weitere Anbieter einbeziehen. Das Anbieterregister und die Verarbeitungsvereinbarungen des Projekts benennen die beteiligten Anbieter. Das Registrierungsland eines Anbieters allein legt nicht fest, wo sämtliche Verarbeitung stattfindet.

Der Umsetzungsplan sollte genehmigte Zugänge, beteiligte Anbieter und relevante Verarbeitungsorte festlegen, bevor Kundendaten eingebracht werden.

Der Dienst kann die minimal erforderlichen Inhalte an KI-, OCR-, Such- oder Indexierungsanbieter senden, um Text zu extrahieren, Repräsentationen zu erstellen, zu klassifizieren, zu übersetzen, zusammenzufassen oder Informationen abzurufen. Dies erfolgt zur Bereitstellung der vom Kunden gewünschten Funktion gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag und dem Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter. Verbrio trifft für eigene Zwecke keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Personen.

Verbindet ein Kunde Refurbed, Back Market oder einen anderen externen Dienst, tauscht Verbrio Daten nur gemäß Konfiguration und Weisung des Kunden aus. Diese Dienste arbeiten üblicherweise auf Grundlage des eigenen Vertrags und Datenschutzhinweises des Kunden und können eigenständige Verantwortliche sein. Das Trennen stoppt neue Übermittlungen, löscht aber keine bereits beim Anbieter vorhandenen Daten.

Wir geben personenbezogene Daten nur soweit erforderlich an vertraglich gebundene Dienstleister, kundenseitig gewählte Integrationen, Polar in seinen Zahlungsrollen, professionelle Berater und Prüfer, gesetzlich zuständige Behörden oder bei einer echten Unternehmenstransaktion unter Vertraulichkeit und angemessener Mitteilung an Käufer oder Rechtsnachfolger weiter. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für zielgerichtete Werbung Dritter weiter.

Unser Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter nennt aktuelle Dienstleister, unterstützte Verarbeitung, Standorte und die Benachrichtigung über Änderungen. Kunden erhalten die im Auftragsverarbeitungsvertrag vorgesehenen Mitteilungs- und Widerspruchsrechte.

Soweit praktikabel bevorzugen wir europäische Verarbeitung und Hosting; einige Anbieter oder Supportvorgänge können Daten jedoch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Vor einer solchen Übermittlung nutzen wir einen zulässigen Mechanismus wie einen Angemessenheitsbeschluss oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und prüfen erforderliche ergänzende Schutzmaßnahmen.

Das Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter enthält Standortangaben je Anbieter. Kontaktieren Sie uns für Informationen zur Absicherung einer bestimmten Übermittlung; geschäftlich sensible Bedingungen können geschwärzt werden.

Wir setzen dem Daten- und Risikoniveau entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Zugriffskontrollen, Minimalberechtigungen, Verschlüsselung bei Übertragung und gegebenenfalls Speicherung, Protokollierung, geschützte Backups, Lieferantenprüfung und Vorfallverfahren. Kein Internetdienst ist risikofrei; Kunden müssen auch Konten, Nutzer, Geräte, Integrationen und exportierte Kopien schützen.

Werden wir auf eine Verletzung personenbezogener Daten aufmerksam, bewerten, begrenzen und dokumentieren wir sie und informieren als Verantwortlicher bei gesetzlicher Pflicht die zuständige Behörde und betroffene Personen. Als Auftragsverarbeiter informieren und unterstützen wir den Kunden unverzüglich gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Aufbewahrung und Projektabschluss

Die Aufbewahrung hängt vom Zweck, Auftrag, dokumentierten Weisungen und geltenden Pflichten ab. Die Projektvereinbarung muss die Rückgabe oder Löschung von Kundendatensätzen, den Umgang mit Sicherungskopien und erforderliche Aufbewahrung festlegen. Es gibt keine allgemeine Aufbewahrungs- oder Löschfrist, die für jedes Projekt gilt.

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie dies für den oben genannten Zweck sowie für Rechtspflichten, Sicherheit, Betrugsprävention, Streitbeilegung oder Rechtsdurchsetzung erforderlich ist. Dabei berücksichtigen wir Vertragsdauer, Sensibilität, Risiko, gesetzliche Verjährungsfristen sowie Aggregation oder Anonymisierung. Anonymisierte Daten ohne Personenbezug dürfen für Statistik und Verbesserung aufbewahrt werden.

Beendet ein Kunde den Dienst, bleiben Arbeitsbereichsdaten 30 Tage zum Export verfügbar und werden danach aus aktiven Systemen gelöscht, sofern das Gesetz oder eine dokumentierte rechtliche Sperre (Legal Hold) etwas anderes verlangt. Verschlüsselte Backups bleiben geschützt und verfallen im Rahmen unseres Backup-Aufbewahrungszyklus. Finanzunterlagen werden üblicherweise sieben Jahre aufbewahrt. Andere Daten in unserer Verantwortung folgen der Tabelle.

Fragen und Anfragen

Kontaktieren Sie unsere rechtliche Kontaktadresse für Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten, Auskunfts- oder Berichtigungswünsche, Löschanfragen oder Datenschutzbedenken. Bei Datensätzen, die auf Weisung eines Kunden verwaltet werden, kontaktieren Sie zunächst diesen Kunden, damit die Anfrage im richtigen Zusammenhang bearbeitet werden kann.

Je nach Verarbeitung gewährt die DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Erhalt Ihrer Daten, Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen, oder gegen Direktwerbung und Widerruf einer Einwilligung ohne Auswirkung auf frühere rechtmäßige Verarbeitung. Zudem kann ein Recht bestehen, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung unterworfen zu werden.

Richten Sie Anträge an [email protected]. Wir dürfen Ihre Identität prüfen und Angaben zur Datensuche verlangen. Wir antworten üblicherweise innerhalb eines Monats, vorbehaltlich zulässiger Verlängerungen und Ausnahmen. Gebühren fallen nur bei offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anträgen an. Für Kundendaten richten Sie den Antrag an den jeweiligen Kunden als Verantwortlichen.

Kontaktieren Sie möglichst zuerst uns, damit wir das Anliegen zu lösen versuchen können.

Sie können sich bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Arbeitsorts beschweren. In den Niederlanden ist dies die Autoriteit Persoonsgegevens.

Geschäftsdienst und Kinder

Verbrio ist ein Geschäftsdienst und richtet sich nicht an Kinder oder private Haushalte. Personen unter 18 Jahren dürfen kein Konto erstellen. Kundendaten dürfen Minderjährige nur betreffen, wenn der Kunde einen rechtmäßigen geschäftlichen Bedarf hat und zusätzliche gesetzliche Schutzanforderungen erfüllt.

Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung bei Änderungen unserer Verarbeitung, Anbieter oder Rechtspflichten. Version und Wirksamkeitsdatum stehen oben. Bei wesentlichen Änderungen geben wir soweit zumutbar vor Inkrafttreten einen deutlichen Hinweis oder informieren Kontoadministratoren. Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern folgen dem gesonderten Verfahren des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Kontakt

Datenschutzfragen, Betroffenenanträge und Datenschutzmitteilungen richten Sie an: