Was kostet manuelle Bestellverarbeitung einen Großhändler?
Die Kosten manueller Bestellverarbeitung hängen von Personalzeit pro Bestellung, Arbeitskosten und Nacharbeit ab. Messen Sie diese zuerst, dann bewerten Sie Verzögerungen und die Kapazität, die Automatisierung freisetzen könnte.
Ein Kunde sendet eine Einkaufsbestellung. Die Informationen sind da, doch jemand muss sie lesen, die Verfügbarkeit prüfen, den Auftrag erfassen und das nächste Dokument erstellen. Fehlt eine Angabe, wartet die Bestellung. Wird sie falsch übertragen, muss jemand sie korrigieren. Dieser Aufwand wird leicht übersehen, weil er sich auf den Arbeitstag mehrerer Personen verteilt.
Wie messen Sie die Zeit für manuelle Bestellverarbeitung?
Gehen Sie einige abgeschlossene Bestellungen mit den beteiligten Mitarbeitern durch. Nehmen Sie eine normale Bestellung und eine mit zusätzlichem Aufwand. Notieren Sie je Schritt, wer ihn ausführte, welche Informationen nötig waren und wie viele Minuten Lesen, Übertragen, Prüfen oder Nachfragen kosteten.
Trennen Sie Durchlaufzeit und Personalzeit. Eine Bestellung, die über Nacht auf eine Prüfung wartet, ist eine Verzögerung, keine acht Stunden Arbeitsaufwand. Erfassen Sie Eingang, Bearbeitungsbereitschaft und Ergebnis beim Kunden. So sehen Sie, wo das Unternehmen langsam und das Team beschäftigt ist.
Wie berechnen Sie die Kosten pro Bestellung?
Multiplizieren Sie Personalminuten pro Bestellung mit den gesamten Arbeitskosten pro Stunde und teilen Sie durch 60. Addieren Sie separat gemessene Korrekturkosten. Gruppieren Sie ähnliche Bestellungen vor einer Wochenschätzung. Beispiel: Acht Minuten wiederholte Bearbeitung bei 150 Bestellungen ergeben 20 Arbeitsstunden pro Woche. Bei beispielhaften Gesamtarbeitskosten von 30 € pro Stunde kostet das 600 € pro Woche oder 4 € pro Bestellung. Addieren Sie separat gemessene Korrekturkosten, ohne Personalzeit doppelt zu zählen.
Freigesetzte Zeit gibt dem Team Kapazität. Zur tatsächlichen Geldersparnis wird sie nur, wenn sich Kosten ändern, etwa durch weniger bezahlte Überstunden oder eine tatsächlich vermiedene zusätzliche Einstellung. Erfassen Sie Kundenfolgen ebenfalls separat. Ein langsames Angebot kann einen Verkauf kosten, doch eine Umsatzzahl braucht Belege.
Messen Sie die Arbeit. Entscheiden Sie dann, was weniger davon wert ist.
Wann lohnt sich die Automatisierung von Großhandelsbestellungen?
Vergleichen Sie den Wert freier Kapazität und anderer belegter Vorteile über einen vereinbarten Zeitraum mit Umsetzungs- und Betriebskosten. Suchen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, deren Dokumente die meisten benötigten Informationen schon enthalten. Definieren Sie ein besseres Ergebnis: Bestand früher verkaufbar, schnellere Angebote oder weniger Auftragskorrekturen. Messen Sie den Ausgangspunkt vor der Umsetzung und vergleichen Sie später bei ähnlicher Arbeitslast.
Für einen Großhandelskunden setzten wir den Weg von einer Lieferantendatei zu Produkten und Bestand um. Der Einkäufer prüft und genehmigt die extrahierten Informationen. Angebote, Rechnungen und Bestandsupdates verwenden anschließend dieselben Datensätze. Das ist eine konkrete Prozessänderung; Zeitersparnisse müssen noch gemessen werden.
Wenn wir die Automatisierung umsetzen sollen, bringen Sie diese Ausgangsmessung zum ersten Gespräch mit. Sie gibt uns ein konkretes Ergebnis für den Umfang und Ihrem Team eine Grundlage zur Bewertung.
Hier beginnen.
- 01Erfassen Sie Routinebestellungen und Ausnahmen stichprobenartig; trennen Sie Personalzeit und Durchlaufzeit.
- 02Schätzen Sie wiederholte Arbeit mit Ihren eigenen Volumen. Kennzeichnen Sie Annahmen und vermeiden Sie Doppelzählung.
- 03Vergleichen Sie Kapazität, tatsächliche Kostenänderungen und Kundenergebnisse nach der Umsetzung getrennt.
