Conditions de service

Notre accord

Verbrio B.V. fournit aux entreprises des services d'implémentation, de traitement documentaire et de reconstruction. Verbrio propose également son logiciel sous la forme de la Platform Verbrio (la « Platform »), un abonnement qu'une entreprise peut souscrire directement. Lorsqu'une solution convenue nécessite une exploitation continue par Verbrio, elle fonctionne sur la Platform. La visite de ce site ou la réservation d'un appel de présentation ne démarre pas une mission payante.

Un devis ou un cahier des charges signé définit le projet. Il précise les livrables, hypothèses, responsabilités du client, échéances de paiement, critères d'acceptation, approbation des changements de périmètre et toute durée minimale d'exploitation continue. Ces détails sont convenus pour chaque projet.

Les présentes conditions constituent l’accord entre Verbrio B.V. (« Verbrio », « nous ») et l’entreprise ou l’organisation qui accepte une commande, crée un compte ou utilise les applications ou services Verbrio dans le cadre d’un accord (« Client », « vous »). La simple consultation de notre site public ne fait pas du visiteur un Client. Verbrio B.V. est établie à Hoedemakerplein 2, 7511 JP Enschede, Pays-Bas, inscrite à la Chambre de commerce sous le numéro 96023325 et identifiée à la TVA sous le numéro NL867435276B01.

Verbrio est proposé exclusivement à des fins professionnelles. En acceptant ces conditions, vous confirmez agir pour une entreprise, être habilité à l’engager et ne pas contracter en qualité de consommateur. Toute commande acceptée, les conditions affichées lors du paiement et notre accord de traitement des données font partie du présent accord. La commande régit les éléments commerciaux, l’accord de traitement régit le traitement des données personnelles et les présentes conditions régissent le reste. Seul le texte anglais est juridiquement contraignant ; les traductions sont fournies uniquement à des fins de transparence, de lisibilité et d’accessibilité.

Périmètre, livraison et acceptation

Nous convenons des processus, données et systèmes inclus dans le périmètre, de ce que nous livrerons et de la manière dont vous évaluerez le résultat. Vous désignez un décideur et fournissez les accès, documents sources et retours convenus. Les dépendances et hypothèses figurent dans le périmètre du projet.

Les modifications des livrables, délais ou coûts nécessitent la procédure d'approbation convenue avant le début de travaux supplémentaires. L'acceptation suit les critères et la procédure de vérification du périmètre signé.

Tarifs et abonnement à la Platform

Le devis fixe le prix, les taxes, les échéances de paiement et tout acompte. Il indique aussi les coûts de tiers et ce que comprend l'utilisation normale. Toute utilisation supplémentaire ou tout travail hors périmètre nécessite une base de facturation convenue.

Lorsque Verbrio continue d'héberger, d'assister ou de maintenir une solution livrée, cette solution fonctionne sur la Platform et l'abonnement à la Platform constitue le tarif récurrent de son exploitation. Pendant toute la durée d'un Verbrio Partnership, la Platform y est incluse. L'accord de projet définit les responsabilités, attentes de service, durée et modalités de fin de l'arrangement.

Un abonnement à la Platform est facturé mensuellement ou annuellement. Il comprend un nombre illimité d’organisations, d’utilisateurs et de fichiers, dans les limites d’un usage raisonnable. Le traitement par IA que la Platform effectue pour cet usage est inclus dans le prix de l’abonnement.

L’usage raisonnable correspond à l’utilisation quotidienne normale de la Platform au sein de votre propre groupe de sociétés. Toutes les organisations d’un même abonnement doivent appartenir à ce groupe. Les archives historiques volumineuses ne relèvent pas de l’utilisation quotidienne ; elles font l’objet d’un devis distinct, par exemple sous la forme d’un projet de reconstitution des dossiers historiques. Nous pouvons suspendre l’accès conformément à l’article 7 si votre utilisation dépasse l’usage raisonnable.

Lorsque vous souscrivez un abonnement à la Platform lors de votre inscription, un essai gratuit de 30 jours commence à l’issue du processus de paiement en ligne. Le premier montant, pour la période de facturation choisie, est prélevé à la fin de l’essai, soit 30 jours après ce processus. Si vous résiliez avant la fin de l’essai, rien ne vous est facturé. L’essai gratuit n’est accordé qu’une seule fois par Client.

Un abonnement à la Platform se renouvelle automatiquement à la fin de chaque période de facturation jusqu’à sa résiliation. Vous pouvez résilier à tout moment avant le renouvellement suivant. La résiliation empêche le renouvellement suivant ; l’abonnement et votre accès se poursuivent jusqu’à la fin de la période de facturation ou d’essai en cours, puis prennent fin.

Les prix, devises, périodes de facturation, limites d’utilisation, promotions, conditions d’essai, taxes et modalités de renouvellement indiqués dans une commande acceptée ou lors du paiement prévalent. Sauf indication contraire, les offres payantes se renouvellent automatiquement pour la même durée jusqu’à résiliation avant le renouvellement suivant. Les sommes déjà prélevées ne sont pas remboursables, sauf disposition contraire de la commande, des conditions de paiement ou de la loi impérative.

Un palier tarifaire promotionnel ou de lancement indiqué dans une commande acceptée ou lors du paiement continue de s’appliquer au Client tant que l’abonnement demeure actif sans interruption. Le passage du même abonnement de la facturation mensuelle à la facturation annuelle, ou inversement, ne met pas fin à ce palier ; le prix de la nouvelle période de facturation est calculé sur la base du même palier. La fin ou la modification d’une promotion ne concerne que les nouveaux abonnements. Si le Client résilie l’abonnement ou le laisse expirer, tout abonnement ultérieur est proposé au prix alors indiqué dans la nouvelle commande ou lors du paiement.

Nous ne pouvons augmenter le prix d’un abonnement bénéficiant d’un tarif promotionnel ou de lancement que pour répercuter une hausse substantielle et documentée de coûts de tiers directement nécessaires à la fourniture du service et que nous ne pouvons raisonnablement maîtriser, tels que les coûts d’hébergement, de calcul, de stockage, de réseau, de services d’IA de tiers, de matériel dédié ou de fournisseurs critiques. L’augmentation doit être raisonnable et proportionnée à cette hausse de coûts et ne peut pas servir uniquement à accroître notre marge.

Nous pouvons modifier le prix d’un abonnement au tarif standard pour des motifs commerciaux usuels. Pour toute augmentation du prix d’un abonnement, nous informons par écrit les administrateurs du compte au moins 30 jours à l’avance du prix actuel, du nouveau prix, de la date d’effet et d’une explication raisonnable du fondement de l’augmentation. Une augmentation ne prend effet qu’au premier renouvellement intervenant au moins 30 jours après la notification et jamais pendant une période annuelle payée d’avance. Vous pouvez résilier avant sa prise d’effet ; à défaut, l’abonnement est renouvelé au prix notifié.

Le paiement, la facturation, le traitement fiscal et les remboursements peuvent être assurés par Polar en qualité de marchand officiel et de responsable de traitement distinct. Vous devez fournir des informations de facturation valides et payer les sommes à l’échéance. Nous pouvons limiter les fonctions payantes après un préavis raisonnable en cas d’impayé. La résiliation empêche les renouvellements futurs mais n’efface pas les montants déjà dus.

Les dispositions conservées sur les abonnements, le paiement en ligne, les promotions et le renouvellement automatique ne s’appliquent que si cette formule est choisie. Un projet ne devient pas un abonnement par défaut. Le périmètre signé régit les frais de projet, les coûts de tiers et l’usage inclus ; l’ingestion normale des archives de reconstitution n’est pas refacturée comme supplément ordinaire d’archives d’automatisation.

Vos données et nos logiciels

Vous conservez vos droits sur les données et autres éléments que vous fournissez. Vous êtes responsable de disposer de l'autorisation de les partager et de connecter les systèmes concernés. Nous utilisons ces accès pour le travail convenu et les instructions documentées.

Verbrio conserve la propriété intellectuelle préexistante de sa plateforme. Les droits sur les travaux spécifiques ou les logiciels autonomes, notamment les licences, l'accès au code source et les éléments de transfert, doivent être explicites dans le périmètre signé. Ils ne sont pas présumés à partir du type de projet.

Vous conservez tous les droits sur les documents, messages, contacts, commandes, factures et autres données transmises par vous ou vos intégrations (« Données du Client »). Vous accordez à Verbrio un droit limité d’héberger, copier, transmettre, transformer et traiter autrement les Données du Client, uniquement afin de fournir et de sécuriser le service, d’en assurer l’assistance et de l’améliorer conformément à l’accord de traitement des données et à vos instructions documentées.

Vous confirmez disposer d’une base légale ainsi que de toutes les informations, autorisations et droits requis pour les Données du Client et les comptes connectés. Vous devez configurer correctement les intégrations, respecter les droits des personnes, conserver les originaux lorsque la loi l’exige et ne pas transmettre de contenu illicite, de catégories particulières de données ou d’identifiants hautement sensibles sans accord exprès et protection adaptée.

Verbrio et ses concédants conservent tous les droits sur le service, les logiciels, la documentation, les marques, les modèles, les flux de travail et les améliorations. Pendant l’accord, nous vous accordons un droit limité, non exclusif et non transférable de permettre aux utilisateurs autorisés d’utiliser le service pour vos activités internes. Aucun code source ni droit de propriété n’est transféré.

Vous pouvez fournir des commentaires, que nous pouvons utiliser sans restriction et sans vous identifier. Nous n’utiliserons pas publiquement votre nom ou votre logo sans autorisation. Vous ne devez pas copier, revendre, sous-licencier, procéder à de l’ingénierie inverse, extraire automatiquement des données, publier des évaluations comparatives ou utiliser le service pour créer un produit concurrent, sauf lorsque la loi interdit expressément cette restriction.

Les droits de plateforme conservés restent applicables à la plateforme préexistante de Verbrio. Les droits de propriété, de licence, d’accès au code source ou de remise propres au projet expressément convenus dans le périmètre signé précisent ces dispositions pour cette livraison. Un logiciel autonome ne nécessite pas d’abonnement à la Platform sauf si Verbrio continue d’en héberger, maintenir ou exploiter une partie.

Confidentialité et données personnelles

Chaque partie protège les informations non publiques de l'autre et limite leur utilisation à la mission. Les accès des membres de l'équipe et des prestataires doivent correspondre au travail qu'ils doivent effectuer. Un accord de traitement des données applicable définit les instructions de traitement et les responsabilités concernant les données personnelles des clients.

Chaque partie protège avec un soin raisonnable les informations non publiques de l’autre et ne les utilise que pour le présent accord. Leur divulgation est permise au personnel, aux conseillers et aux prestataires qui ont besoin d’en connaître et sont tenus à la confidentialité, ou lorsque la loi l’exige, après notification si la loi le permet. Ces obligations ne couvrent pas les informations devenues publiques sans manquement, déjà connues licitement, développées indépendamment ou reçues licitement d’une autre source.

Notre Politique de confidentialité explique les traitements réalisés pour nos propres finalités. L’accord de traitement des données s’applique lorsque Verbrio traite des données personnelles pour votre compte. Notre registre des sous-traitants présente les prestataires et les modalités de notification. La Politique relative aux cookies couvre le stockage du navigateur et les analyses du site web.

Reconstruction et vérification humaine

La reconstruction produit des données structurées et des preuves traçables à partir des sources incluses dans le périmètre. Les lacunes et correspondances non résolues doivent rester visibles. Le résultat est un service de données pour votre équipe et vos conseillers ; il ne constitue ni un conseil juridique, ni une assurance comptable, ni un résultat d'audit garanti.

Vous vérifiez les résultats assistés par l'IA avant toute utilisation ayant des conséquences. Les livrables convenus définissent les contrôles effectués et les décisions qui restent à votre charge.

Verbrio fournit des outils pour les documents professionnels, les services connectés et les flux de travail associés. Les fonctionnalités peuvent inclure l’extraction, la classification, la recherche, la traduction, les résumés, les suggestions et l’automatisation assistés par l’IA. Nous pouvons améliorer ou remplacer des fonctionnalités tout en préservant la finalité générale du service. Les fonctions bêta ou en préversion peuvent être modifiées ou retirées et sont fournies sans engagement de service.

Les résultats de l’IA peuvent être incomplets ou erronés. Il vous appartient de les vérifier avant de vous y fier, d’envoyer des messages, d’effectuer des paiements, de déposer des documents ou de prendre toute décision juridique, fiscale, comptable, sociale ou autre ayant des conséquences. Verbrio ne fournit aucun conseil professionnel et ne garantit pas que les résultats satisfont à une obligation légale de conservation, de déclaration ou de conformité.

Achèvement et transfert

L'accord de projet définit l'achèvement, la résiliation, le transfert et tout accès maintenu. Il précise comment les données seront restituées ou supprimées, y compris la gestion applicable des sauvegardes et les obligations de conservation. Aucune fenêtre d'exportation ni aucun engagement continu unique ne s'applique à tous les projets.

Chaque partie peut mettre fin à l’accord en cas de manquement substantiel non réparé dans les 30 jours suivant notification écrite, ou immédiatement si l’autre devient insolvable ou si le manquement ne peut raisonnablement être réparé. Nous pouvons suspendre plus tôt lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour stopper une menace de sécurité, un usage illicite, un préjudice important ou un impayé. Lorsque possible, nous vous informons, limitons la suspension et rétablissons l’accès après résolution.

À la fin du service, les sommes déjà dues restent exigibles. Sauf exigence contraire de la loi, d’un litige ou d’une commande, les données de l’espace restent exportables pendant 30 jours, puis sont supprimées des systèmes actifs. Les sauvegardes chiffrées restent protégées et expirent selon notre cycle de conservation des sauvegardes ; les documents légalement requis peuvent être conservés mais isolés de l’usage courant. Exportez les éléments nécessaires avant l’expiration du délai.

Le délai d’exportation conservé pour les espaces de travail concerne les données d’espaces hébergés, et non un délai universel pour tous les livrables. Les autres modalités de restitution, de suppression, de sauvegarde et de conservation figurent dans l’annexe de traitement du projet. L’accord de traitement et les clauses contractuelles types applicables conservent leur priorité pour les données personnelles.

Comptes et utilisateurs autorisés

Vous devez fournir des informations exactes sur le compte et l’entreprise, protéger les identifiants et nous signaler rapidement tout accès non autorisé présumé. Vous êtes responsable de vos utilisateurs autorisés et de l’activité de votre espace, sauf dans la mesure où celle-ci résulte de notre manquement. Nous pouvons nous fier aux instructions d’un administrateur du compte. Les comptes ne peuvent être partagés hors de votre organisation ni utilisés pour contourner les limites de l’offre.

Utilisation acceptable

Vous ne devez pas utiliser le service pour :

enfreindre la loi ou des droits, tromper des personnes ou traiter des données sans autorisation ;

envoyer du spam, des logiciels malveillants, du contenu abusif ou des communications automatisées non autorisées ;

sonder, perturber, surcharger ou contourner des systèmes ou des limites, ou y accéder sans autorisation ; ou

faciliter la surveillance, la discrimination, des décisions à haut risque ou tout autre usage susceptible de causer un préjudice important sans contrôle humain et garanties appropriés.

Disponibilité, assistance et tiers

Nous visons un service fiable, sans garantir une disponibilité ininterrompue ou exempte d’erreurs, sauf niveau de service prévu dans une commande. La maintenance, les travaux de sécurité, les pannes d’Internet, les intégrations et les événements hors de notre contrôle peuvent affecter l’accès. Nous pouvons appliquer des limites d’utilisation et techniques raisonnables pour protéger les clients et le service.

Les intégrations et services externes sont contrôlés par leurs fournisseurs et peuvent changer ou échouer. Vous nous autorisez à échanger des données avec les intégrations que vous activez. Nous ne sommes pas responsables du service, des conditions, de la sécurité ou du traitement indépendant d’un tiers, tout en restant responsables de nos sous-traitants comme l’exige l’accord de traitement.

Garanties et exclusions

Chaque partie garantit être habilitée à conclure l’accord et respecter la loi applicable. Verbrio garantit fournir le service payant avec une compétence et une diligence raisonnables, conformément pour l’essentiel à sa documentation. En cas de manquement, nous ferons des efforts raisonnables pour corriger le service ; à défaut, vous pourrez mettre fin au service concerné et obtenir le remboursement au prorata des sommes prépayées non utilisées.

Sous réserve de cette garantie expresse et dans les limites permises par la loi, le service est fourni « en l’état » et « selon les disponibilités ». Nous ne promettons pas la correction de toute erreur, l’exactitude des données de tiers ni l’adéquation du service à votre objectif particulier de conformité, de chiffre d’affaires ou d’activité.

Responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, aucune partie n’est responsable des pertes indirectes ou consécutives, pertes de bénéfice, chiffre d’affaires, clientèle, économies attendues ou données qui auraient raisonnablement pu être évitées par les sauvegardes requises, même si ce risque était connu. Cela n’exclut pas les coûts directs raisonnables de restauration de données dus à notre manquement.

Sous réserve des exceptions ci-dessous, la responsabilité totale cumulée de chaque partie au titre du service ou de l’accord est limitée aux frais payés ou dus pour le service pendant les 12 mois précédant immédiatement le premier fait générateur. Les événements liés constituent une seule réclamation.

Aucune limite ne s’applique aux obligations de paiement ni aux responsabilités que la loi interdit de limiter, notamment en cas de fraude, faute intentionnelle, faute lourde, décès ou dommage corporel causé par négligence. La responsabilité en cas d’atteinte à la propriété intellectuelle de l’autre partie ou d’usage abusif de celle-ci, de violation de la confidentialité ou de manquement aux obligations de protection des données reste régie par la loi applicable et toute répartition spécifique prévue dans l’accord de traitement des données.

Événements échappant au contrôle raisonnable des parties

Aucune partie n’est responsable d’un retard ou manquement dû à un événement raisonnablement incontrôlable, tel qu’une panne généralisée d’Internet ou de services publics, une catastrophe naturelle, une guerre, une épidémie, un conflit social, une mesure gouvernementale ou la défaillance d’un fournisseur critique malgré des mesures raisonnables de continuité. La partie touchée informe l’autre, atténue les effets et reprend rapidement l’exécution. Les obligations de paiement relatives aux services déjà fournis restent dues.

Modifications et notifications

Nous pouvons modifier ces conditions pour des raisons juridiques, de sécurité, opérationnelles ou liées au produit. Dans la mesure raisonnablement possible, les administrateurs sont prévenus au moins 30 jours avant une modification substantiellement défavorable ; les changements juridiques ou de sécurité urgents peuvent s’appliquer plus tôt. En cas d’opposition, vous pouvez cesser d’utiliser le service concerné et le résilier avant la prise d’effet. La poursuite de l’utilisation après cette date vaut acceptation. Les modifications du prix des abonnements sont exclusivement régies par l’article 3 ; le présent article 14 ne permet ni de raccourcir les délais de notification qui y sont prévus ni de déroger à ses règles.

Les notifications opérationnelles peuvent être envoyées dans le service ou à l’adresse e-mail associée au compte. Les notifications juridiques formelles à Verbrio doivent être adressées à [email protected] et, lorsque la loi impose un envoi postal, à notre siège. Il vous incombe de tenir vos coordonnées à jour.

Dispositions générales et droit applicable

Le présent accord constitue l’intégralité de l’accord relatif au service et remplace les déclarations antérieures sur le même objet. Le défaut d’exercice d’un droit ne vaut pas renonciation. Si une clause est inapplicable, elle est adaptée uniquement dans la mesure nécessaire et le reste demeure en vigueur. Aucune partie ne peut céder l’accord sans consentement, sauf à une société affiliée ou un successeur lors d’une fusion, réorganisation ou vente de la quasi-totalité des actifs concernés, sans diminution de la protection du Client.

Le droit néerlandais régit le présent accord, à l’exclusion des règles de conflit de lois. Les juridictions compétentes du tribunal d’Overijssel ont compétence exclusive, sauf si une loi impérative impose une autre juridiction. Les parties tenteront d’abord de bonne foi de résoudre tout différend par leurs représentants habilités.

Contact

Les questions sur ces conditions et les notifications formelles peuvent être adressées à :